تُعد الرقابة من الوظائف الإدارية المهمة، فهي تساعد المؤسسات والأفراد على التأكد من سير العمل وفق الخطط والأهداف المحددة، كما تساهم في اكتشاف الأخطاء ومعالجتها وتحسين الأداء. وتختلف أنواع الرقابة بحسب توقيت ممارستها بالنسبة إلى الأداء، ومن أبرزها الرقابة الوقائية، والرقابة المتزامنة، والرقابة اللاحقة.
ما المقصود بالرقابة حسب موقعها من الأداء؟
يقصد بالرقابة حسب موقعها من الأداء تحديد نوع الرقابة بناءً على الوقت الذي تتم فيه مقارنة الأداء الفعلي بالمعايير والخطط الموضوعة.
وتنقسم إلى ثلاثة مستويات رئيسية، هي:
أولًا: الرقابة الوقائية
تتم الرقابة الوقائية قبل بدء الأداء أو تنفيذ العمل، وتهدف إلى منع وقوع الأخطاء والمشكلات قبل حدوثها.
ومن أمثلتها التأكد من توافر الموارد والأدوات المناسبة، والتحقق من صلاحية الإجراءات والخطط، وتدريب العاملين قبل البدء في تنفيذ المهام.
وتتميز الرقابة الوقائية بأنها تركز على منع المشكلة قبل وقوعها، ولذلك تُعد من الأساليب المهمة في تحسين جودة العمل وتقليل الأخطاء.
ثانيًا: الرقابة المتزامنة
تتم الرقابة المتزامنة أثناء تنفيذ العمل والأداء، حيث تتم متابعة سير العمليات بشكل مستمر للتأكد من توافقها مع المعايير المحددة.
وفي حال ظهور خطأ أو انحراف أثناء التنفيذ، يمكن اتخاذ الإجراءات التصحيحية في الوقت المناسب قبل تفاقم المشكلة.
ومن أمثلتها متابعة الموظف أثناء أداء مهمته، أو مراقبة مراحل تنفيذ مشروع للتأكد من سيره وفق الخطة والجدول الزمني المحدد.
ثالثًا: الرقابة اللاحقة
تتم الرقابة اللاحقة بعد انتهاء الأداء أو تنفيذ العمل، وتهدف إلى تقييم النتائج النهائية واكتشاف الأخطاء أو الانحرافات التي حدثت أثناء التنفيذ.
وتساعد هذه الرقابة على معرفة مدى تحقيق الأهداف، والاستفادة من النتائج في تحسين الأداء مستقبلًا.
ومن أمثلتها مراجعة نتائج مشروع بعد الانتهاء منه، أو تحليل التقارير المالية والأداء الفعلي خلال فترة سابقة.
الفرق بين أنواع الرقابة
يمكن تلخيص الفرق بين الأنواع الثلاثة في توقيت ممارسة الرقابة:
- الرقابة الوقائية: قبل الأداء، وهدفها منع الأخطاء.
- الرقابة المتزامنة: أثناء الأداء، وهدفها اكتشاف الأخطاء وتصحيحها في الوقت المناسب.
- الرقابة اللاحقة: بعد الأداء، وهدفها تقييم النتائج والاستفادة منها مستقبلًا.
إذن تُقسم الرقابة حسب موقعها من الأداء إلى الرقابة الوقائية، والرقابة المتزامنة، والرقابة اللاحقة.
وتختلف هذه الأنواع بحسب توقيت ممارستها؛ فالوقائية تسبق العمل، والمتزامنة ترافق تنفيذه، بينما تأتي اللاحقة بعد انتهاء الأداء بهدف تقييم النتائج وتصحيح أوجه القصور والاستفادة منها في المستقبل.
