يُفضل أن يلخص الكاتب محتوى رسائل الطلب والشكوى على الاستطراد فيها. صواب خطأ
عند كتابة رسائل الطلب والشكوى، يُعد أسلوب العرض من أهم العناصر التي تحدد مدى قبول الرسالة أو رفضها. ومن هذا المنطلق، يتكرر التساؤل: “يُفضل أن يلخص الكاتب محتوى رسائل الطلب والشكوى على الاستطراد فيها. صواب أم خطأ؟”
الإجابة بكل وضوح: صواب.
لماذا يُفضل التلخيص في رسائل الطلب والشكوى؟
رسائل الطلب والشكوى بطبيعتها تتجه نحو تحقيق هدف محدد، سواء كان استجابة لطلب معين أو معالجة لمشكلة قائمة. لذلك، يُنصح بالتركيز على الوضوح والدقة، مع تجنب الإطالة أو الاستطراد غير الضروري. الاستطراد يضعف الرسالة، ويشتت انتباه القارئ، وقد يؤدي إلى فقدان جوهر الموضوع.
مزايا تلخيص رسائل الطلب والشكوى:
-
الوضوح: عرض الفكرة مباشرة دون تعقيد يجعل الرسالة أكثر قابلية للفهم.
-
اختصار الوقت: القارئ عادةً لا يمتلك الوقت الكافي لقراءة تفاصيل لا تخدم الغرض الأساسي.
-
التأثير الإيجابي: كلما كانت الرسالة مركزة ومختصرة، زادت احتمالية تحقيق النتيجة المرجوة منها.
-
الاحترافية: الالتزام بالمختصر المفيد يعكس صورة احترافية عن كاتب الرسالة.
خطوات كتابة رسالة طلب أو شكوى مختصرة وفعالة:
-
تحديد الهدف بدقة: قبل بدء الكتابة، يجب تحديد الهدف من الرسالة بوضوح.
-
البدء بتحية رسمية: مع ذكر اسم المستلم إن وُجد.
-
عرض الفكرة الأساسية: في فقرة قصيرة ومباشرة، دون مقدمات طويلة.
-
شرح مختصر للأسباب: دون الدخول في تفاصيل لا تهم القارئ.
-
طلب الحل أو الإجراء المناسب: بعبارة صريحة وواضحة.
-
ختام الرسالة بالشكر: مع تكرار معلومات التواصل في حال الحاجة للمتابعة.
أمثلة عملية:
-
رسالة طلب: “أرجو الموافقة على إجازة يوم الخميس الموافق 2 مايو 2025، نظرًا لظروف خاصة، مع تعهدي بتعويض ساعات العمل لاحقًا.”
-
رسالة شكوى: “أتقدم بشكوى بشأن تأخر تسليم الطلب رقم 12345، والذي تم طلبه بتاريخ 15 أبريل 2025، راجيًا اتخاذ الإجراء المناسب.”
في كلا المثالين، تجد أن الكاتب ركز على عرض النقاط المهمة بدون استطراد لا داعي له.
ويتفق خبراء التواصل والإدارة على أن تلخيص محتوى رسائل الطلب والشكوى هو الأسلوب الأمثل، لأن الإطالة قد تؤدي إلى تشتيت الهدف الرئيسي للرسالة، مما يقلل من فعاليتها. لذلك، إذا كنت ترغب في كتابة رسالة طلب أو شكوى ناجحة، تذكر أن القاعدة الذهبية هي: الاختصار والوضوح قبل كل شيء.
